A causa dell’emergenza legata al Coronavirus per molte persone lo smart working sta diventando una modalità di lavoro obbligata per continuare ad essere produttivi in un periodo in cui essere produttivi non è facilissimo; così anche in Italia si sta diffondendo improvvisamente questo approccio lavorativo che fino ad oggi aveva sicuramente avuto poca presa nel nostro paese.

Lo smart working, come ormai molti avranno avuto modo di sperimentare in prima persona, ha molti vantaggi, ma solamente quando fatto con metodo. Ovviamente questa modalità di lavoro risulta più adatta per alcuni settori e per alcuni impieghi rispetto ad altri; inoltre il raggiungimento di uno smart working davvero produttivo dipende in gran parte dalla predisposizione e dalla capacità di adattamento della singola persona: cambiare approccio lavorativo, infatti, significa anche cambiare le proprie abitudini quotidiane.

Abbiamo deciso quindi di stilare una lista di cinque suggerimenti per chi si sta affacciando per la prima volta al mondo dello smart working, cinque piccoli accorgimenti che secondo noi possono essere molto utili per essere più produttivi e rendere lo smart working più smart.

1. Distanti ma uniti

Per il primo suggerimento riprendiamo il nome di una famosa campagna social lanciata nelle scorse settimane dal mondo dello sport italiano: distanti ma uniti. Ma cosa significa? Secondo noi è importante, anche in ambito lavorativo, non isolarsi ma cercare di ricreare l’ambiente di lavoro a cui si è abituati offline; per farlo consigliamo quindi di preferire sempre una videochiamata alla freddezza di una chat; il contatto visivo con i colleghi servirà per sentirsi davvero parte di una squadra di lavoro. 

Anche l’organizzazione di videoriunioni, per lo stesso principio, può risultare un ottimo strumento per uno smart working intelligente: ritrovarsi tutti insieme, seppur davanti ad uno schermo, potrà attivare anche delle dinamiche di svago tipiche degli ambienti lavorativi offline, che contribuiranno a rendere il lavoro meno monotono.

2. Darsi degli orari

Per chi lavora in grandi società, in cui spesso vengono monitorati gli accessi, la gestione degli orari non risulta un problema; ma per chi invece gode di una maggiore libertà d’azione, una cattiva gestione del tempo potrebbe portare la persona a lavorare troppo (andando quindi ad incidere sullo stress della persona) o troppo poco (rendendo lo smart working poco produttivo). 

Per questo è importante darsi degli orari: stabilire delle fasce orarie da dedicare al lavoro aiuta ad organizzare al meglio il proprio tempo ed evita che ci siano degli eccessi, da una parte o dall’altra; se si rispettano gli orari che ci si è auto-imposti, sarà sicuramente più facile a fine giornata spegnere il computer senza la tentazione di continuare a lavorare.

3. Le pause sono importanti

Così come nel lavoro offline, anche per lo smart working le pause sono importanti; rimanere per ore davanti al computer senza mai riprendere fiato alla fine può risultare controproducente; è invece utile ritagliarsi all’interno della giornata dei momenti di relax, per staccare anche solo qualche minuto, preferibilmente prevedendo ed inquadrando questi break all’interno degli orari consigliati nel precedente punto.

Durante questi momenti è importante staccarsi fisicamente dal posto di lavoro; alzarsi dalla scrivania e fare due passi è utile per creare un vero stacco tra il momento del lavoro e quello del relax, soprattutto in questo periodo in cui l’attività motoria e gli spostamenti sono ridotti al minimo.

4. Resistere ai social network

Durante lo smart working la tentazione di prendere il telefono e scorrere la bacheca di Facebook o Instagram può essere molto forte; spesso però i social network rappresentano una distrazione che, senza che ce ne rendiamo conto, ci porta via una gran quantità di tempo, rendendoci notevolmente meno produttivi.

Per questo suggeriamo di fare uno sforzo per resistere a questa tentazione, relegando l’utilizzo dei social esclusivamente ai momenti che abbiamo deciso di dedicare al relax; se si avrà una buona forza di volontà a fine giornata si noteranno sicuramente gli effetti di questa auto-disciplina.

5. Utilizzare gli strumenti giusti

Abbiamo già parlato dei tanti strumenti messi a disposizione degli smart workers tramite l’iniziativa del Ministro per l’Innovazione tecnologica e la Digitalizzazione Solidarietà Digitale. Ribadiamo, come ultimo suggerimento, l’importanza di entrare in confidenza con questi strumenti, testarli, il più possibile, per capire quali sono i più indicati in base alle proprie esigenze.

Lo smart working, infatti, rappresenta un modello lavorativo profondamente diverso da quello offline, e in quanto tale ha a sua disposizione strumenti diversi; conoscere questi strumenti e sfruttarli rappresenta forse la risorsa più grande per slegarsi definitivamente dalle vecchie abitudini in ambito lavorativo e realizzare un smart working davvero smart.